Gelukkig ligt de tijd dat het neefje van de officemanager ‘wel even de teksten voor de website schrijft’ ver achter ons. Maar waarom besteden bedrijven nog steeds te weinig aandacht aan een goede, pakkende en vooral overtuigende aanbesteding of offerte? Dáár ligt immers de Gouden Kans om te scoren.
Zo nu en dan krijg ik de vraag of ik een offerte of aanbesteding wil redigeren. Redigeren blijkt dan in de praktijk een gevalletje stevige tekstverbetering, want aan de teksten die de prospect moeten overtuigen voor dit bedrijf te kiezen, valt vaak nog veel eer te behalen. De formuleringen zijn passief (veel worden en zijn, waarmee je niet benoemt wie wat doet), zendergericht (geschreven vanuit de aanbieder en niet gericht op de ontvanger), staan bol van het jargon en bevatten veel onnodige informatie, die waarschijnlijk bedoeld is om de mogelijke klant te imponeren, maar die alleen maar voor ruis zorgt.
Vooral aanbestedingsbrieven en managementsamenvattingen moeten direct duidelijk maken waarom juist deze aanbieding de beste is. Maar ook de onderbouwing hoeft geen complexe brij van jargonwoorden te zijn. Want zelfs de techneut aan de ontvangende kant leest liever toegankelijke en aansprekende teksten. De hoogste tijd om 3 hardnekkige misvattingen de wereld uit te helpen.
Misvatting 1: aanbiedingsteksten moeten heel lang en ingewikkeld zijn.
Waarom eigenlijk? Tijd kost geld, dus de (potentiële) klant wil snel weten waarom hij voor jouw bedrijf moet kiezen. Kom daarom direct ter zake, in elk hoofdstuk en elke paragraaf van de tekst. Specificaties en kosten kun je kort even benoemen, maar zet je zo veel mogelijk in bijlagen. De lezer kan die inkijken wanneer hij daar behoefte aan heeft.
Een goed voorbeeld van beknopte teksten die snel informatie bieden, zijn de teksten voor de staarcampagne die Letterhelden voor het OLVG schreef.
Misvatting 2: hoe meer jargon, des te beter de klant begrijpt dat we verstand van zaken hebben.
Een begrijpelijke redenering, maar ook een diepe valkuil. Jargonwoorden waarvan je zeker weet dat ze geen uitleg behoeven en op de juiste knoppen drukken bij de klant: prima. Maar als de tekst bol staat van afkortingen zonder uitleg en meer Engelse dan Nederlandse woorden bevat, dan haakt de lezer af. Echt. Heus. Geloof me nou maar.
Verzekeraars kunnen er ook wat van. Letterhelden schreef de risicogidsen voor ABN AMRO Verzekeringen in voor iedereen begrijpelijk Nederlands.
Misvatting 3: de teksten moeten duidelijk maken hoe fantastisch wij zijn.
Nog zo’n begrijpelijke valkuil. Je bent tenslotte de beste in jouw branche, dus waarom zou je niet schrijven: ‘Kies voor ons, want wij kunnen dit als geen ander’? Veel overtuigender wordt een aanbieding, wanneer je de klant die conclusie zelf laat trekken. Beschrijf vooral hoe jouw dienst of product het leven van de klant oneindig veel beter kan maken: dáár haal je conversie mee.
De b2b-pagina’s die Letterhelden schreef voor de website van VBK-uitgevers zijn een goed voorbeeld van klantgerichte teksten.
De afgelopen jaren heb ik voor grote IT-bedrijven aanbestedingsteksten verbeterd. Letterhelden werkt al sinds jaar en dag voor diverse IT-klanten, waardoor ik inmiddels een aardig woordje ‘I-tees’ spreek en de aangeleverde tekst kan vertalen naar begrijpelijk Nederlands.
Tevreden IT-klant: ‘Letterhelden is een goede club om consistentie en kwaliteit in de teksten te krijgen.’
Maar het is heus niet alleen de IT-sector die zich schuldig maakt aan onbegrijpelijke aanbiedingsteksten. Subsidieaanvragen in de culturele sector kunnen net zo onleesbaar zijn. Ongeacht de sector waarin je onderneemt, moet je je als schrijver van aanbiedingsteksten vooral één ding afvragen: wat wil de ontvanger lezen?
Letterhelden kan je helpen die vraag te beantwoorden en met succes: de afgelopen jaren hebben klanten met door Letterhelden aangepakte aanbiedingsteksten flink wat projecten binnengehaald. Over een goede prijs kan ik je niet adviseren, maar als jij een mooi aanbod maakt, zorg ik voor een zodanige verwoording , dat de klant wel voor jou moet kiezen. Desgewenst schrijf ik de hele tekst op basis van een interview: dat geeft jou meer tijd voor waar jij goed in bent.
